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三星公司的开会流程
2014-03-12 10:07 来源:中国禹州网 作者:今日禹州 点击:

    一、凡是会议,必有准备
    在三星,永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。在三星重大的会议由事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,要求提前看材料并做好准备。
    二、凡是会议,必有主题
    在三星,开会必须要有明确的会议目的,为会议准备的PPT(演示文稿)显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。
    三、凡是会议,必有纪律
    在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),会前先宣布会议纪律,迟到要处罚,会议不按流程进行要提醒,发言带情绪要提醒,开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。
    四、凡是会议,会前必有议程
    会前要有明确清楚的会议议程,会议运营人员要在会前书面发给各参会人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。  
    五、凡是会议,必有结果
    开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,每个人都要积极参与会议议程,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2小时以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒。会议决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。
    六、凡是开会,必有训练
    三星把培训看成是节约时间成本的投资,可使员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提升技能,本质是提高了时间价值。有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而许多企业缺乏这样的培训:如何开会、主持、记录、追踪、对待分歧、会场汇报等等。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。
开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当采用一些艺术和技巧,就会化险为夷。例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,千万不能为了体现自己而贬低他人。要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己固有的立场所左右,不要将你的结论强加于人。
    七、凡是开会,必须守时
    设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。
    八、凡是开会,必有记录
    一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要。
    九、凡是散会,必有事后追踪
    记住“散会不追踪,开会一场空”。要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。
    十、请记住三个简单却很有意义的公式:
    (1)开会+不落实=零;
    (2)布置工作+不检查=零;
    (3)抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。(责任编辑:蒋方霖)

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